Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich

Zadania Wydziału
Wydział Organizacyjny poza zadaniami wspólnymi realizowanymi przez wszystkie wydziały i samodzielne stanowiska określone w §19 Regulaminu Organizacyjnego realizuje następujące zadania szczegółowe:

Do zadań Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich należy:

  1.    W zakresie pracy sekretariatu:

1. zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej Burmistrzowi i Zastępcy,
2.  organizowanie kontaktów interesantów z Burmistrzem i Zastępcą, kierowanie interesantów do właściwych Wydziałów,
3. obsługa faksu.
4. prowadzenie ewidencji kontroli przeprowadzanych w Urzędzie,
5.  prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,

   2.    W zakresie pracy punktu informacyjnego i punktu profilu zaufanego

1.  przyjmowanie, wysyłanie oraz ewidencja korespondencji, w tym w postaci elektronicznej,
2.  obsługa centrali telefonicznej i frankownicy,
3. udzielanie informacji z zakresu działania Urzędu oraz wydawanie druków,
4. administrowanie systemu platformy ePUAP i SERWAL,
5. nadzór nad utrzymaniem Biuletynu Informacji Publicznej,

   3.    W zakresie spraw organizacyjnych:

1. organizacja załatwiania skarg i wniosków mieszkańców, prowadzenie centralnego rejestru skarg, nadzór nad prawidłową organizacją przyjęć interesantów w Urzędzie,
2.  prowadzenie ewidencji zarządzeń Burmistrza,
3.  przygotowywanie i rejestrowanie upoważnień Burmistrza dla pracowników Urzędu do wydawania decyzji w sprawach indywidualnych,
4.  prowadzenie ewidencji i zbioru regulaminów gminnych jednostek organizacyjnych,
5.  prowadzenie ewidencji przepisów prawa gminnego.

   4.    W zakresie spraw kadrowych:

1. prowadzenie spraw osobowych pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy (z wyłączeniem szkół i przedszkoli),
2.  organizowanie prac związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników,
3.  prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników,
4.  prowadzenie spraw płacowych, w tym nagród jubileuszowych, dodatków funkcyjnych, za wysługę lat i innych,  planowanie i realizacja wydatków rzeczowych administracji,
5.  prowadzenie spraw związanych z zachowaniem porządku i dyscypliny pracy w  Urzędzie,
6. prowadzenie postępowań wyjaśniających w zakresie spraw osobowych,  przygotowywanie materiałów i wniosków do decyzji Burmistrza,
7. wykonywanie czynności kontrolnych w zakresie spraw kadrowych na polecenie Burmistrza,
8. współpraca z komisjami dyscyplinarnymi, oraz rzecznikiem dyscyplinarnym,
9.  organizowanie szkolenia, kształcenia, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników samorządowych,
10.  prowadzenie spraw dotyczących stypendiów fundowanych, umów przedwstępnych  oraz  praktyk studenckich i podyplomowych studentów szkół wyższych,
11.  prowadzenie spraw pracowniczych wynikających z kodeksu pracy i ustawy z dnia 22 marca 1990r.o pracownikach samorządowych.

    5.    W zakresie spraw gospodarczych:

1. prowadzenie archiwum zakładowego, centrali telefonicznej, oraz łączności w budynku Urzędu,
2. prowadzenie spraw związanych z prenumeratą i rozdzielnictwem wydawnictw urzędowych i prasy,
3. zamawianie oraz prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i tablic,
4. planowanie i realizacja inwestycji i remontów w budynku Urzędu, oraz nadzór nad realizacją tych zadań,
5.  realizowanie zadań wynikających z przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych w zakresie działalności Wydziału,
6. gospodarka środkami rzeczowymi, drukami i formularzami, zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjne,
7. zakup inwentarza ruchomego i pomocy biurowych,
8. prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem przepisów bhp i ppoż. w Urzędzie,
9. nadzór nad ochroną mienia,
10. zamieszczanie ogłoszeń w sprawach dotyczących Urzędu,
11. prowadzenie działalności socjalnej na rzecz pracowników Urzędu,
12. realizacja zadań związanych z zabezpieczeniem Urzędu przed dostępem osób nieupoważnionych,
13.  prowadzenie transportu własnego Urzędu,
14.  utrzymanie czystości i porządku w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd oraz na terenie przyległym do Urzędu.
15.  dzierżawa lokali na potrzeby Urzędu oraz organizacji pozarządowych

  6.    Obsługa techniczno-biurowa Rady Miejskiej i jej organów:

1. współpraca z właściwymi merytorycznie Wydziałami w przygotowaniu materiałów pod obrady Rady i posiedzenia komisji,
2. podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań posiedzeń i spotkań Rady oraz jej komisji,
3. protokołowanie sesji Rady, posiedzeń komisji,
4.  prowadzenie rejestru uchwał i innych postanowień Rady oraz jej komisji,
5. przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę,
6. przekazywanie uchwał podjętych przez Radę do Wydziałów przedkładających ich projekty,
7.  prowadzenie rejestru interpelacji oraz odpowiedzi na interpelacje,

7.    Realizacja zadań zleconych z zakresu administracji rządowej w zakresie ewidencji działalności gospodarczej, w tym: wpis do CEIDG o prowadzeniu działalności gospodarczej, zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, wykonywanie przewozów taksówkami,
8.    Prowadzenie spraw dotyczących czasu pracy placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych.
9.    Wydawanie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówkami na terenie Gminy,
10. Wydawanie zezwoleń na wykonywanie przewozów w krajowym transporcie drogowym.
11. Realizacja zadań wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu  alkoholizmowi w zakresie wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych na terenie Gminy oraz opłat za korzystanie z zezwoleń w danym roku kalendarzowym.
12. Prowadzenie spraw z zakresu przepisów ustawy o usługach turystycznych.
13. W zakresie spraw dotyczących informatyki:

1. prowadzenie zakupu na potrzeby Urzędu sprzętu elektronicznego oraz materiałów eksploatacyjnych,
2. sprawowanie nadzoru nad prawidłowością funkcjonowania i wykorzystania sprzętu komputerowego, rozwojem i eksploatacją oprogramowania,
3. administrowanie systemem komputerowym i bazą danych, tworzenie bazy danych statystycznych.
4. ochrona systemów i sieci teleinformatycznych w których są wytwarzane, przetwarzane i przechowywane informacje niejawne.

14. W zakresie ochrony danych osobowych:

1. sprawowanie nadzoru nad zgodnością stosowanych metod i form przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych,
2. sygnalizowanie Burmistrzowi lub właściwym naczelnikom wydziałów wszelkich nieprawidłowości stwierdzonych w zakresie przetwarzania i zabezpieczenia zbiorów danych osobowych,
3.  prowadzenie ewidencji:

      -zbioru danych osobowych występujących w Urzędzie,
       -osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych,
       -użytkowników systemu  komputerowego.

       5. opracowanie i wdrożenie programu szkolenia pracowników Urzędu w zakresie  zabezpieczenia systemu informatycznego,

     15. Organizowanie wyborów oraz referendów w zakresie przewidzianym ustawami szczegółowymi.

     16. Organizowanie wyborów organów jednostek pomocniczych Gminy (sołectw i osiedli).

17. Przyjmowanie pism sądowych lub prokuratorskich w wypadku niemożności doręczenia ich adresatowi w jego miejscu zamieszkania.

18. Wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora strony, której miejsce pobytu nie jest znane.

19. Powiadomienie sądu opiekuńczego o zdarzeniu uzasadniającym wszczęcie postępowania z Urzędu.

20. Ustanowienie pełnomocnictwa w sprawach o przysposobienie.

21. Składanie na wezwanie Sądu urzędowo poświadczonych dokumentów w celu odtworzenia akt sądowych.

22. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem ochotniczych straży pożarnych, w tym:

1. planowanie wydatków na utrzymanie jednostek OSP,
2. gospodarka sprzętem OSP
3. załatwianie spraw związanych z zapewnieniem członkom OSP :

(1)    bezpłatnego umundurowania,

(2)    wypłaty należnego ekwiwalentu pieniężnego za udział w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym,

(3)    obowiązkowych badań lekarskich,

(4)    ubezpieczenia (od nieszczęśliwych wypadków).

4)    sprawowanie nadzoru nad obiektami użytkowanymi przez OSP,

5)    współdziałanie z władzami Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP oraz z Komendą Powiatową Państwowej Straży Pożarnej w Ostródzie w zakresie zapewnienia gotowości bojowej i wyszkolenia jednostek OSP.  

23. Planowanie i koordynacja przedsięwzięć mających na celu zapewnienie sił i środków do zwalczania pożarów , klęsk żywiołowych, katastrof i innych miejscowych zagrożeń na obszarze gminy.

24. W zakresie spraw ewidencji ludności, dowodów osobistych:

1. przyjmowanie wniosków o wydanie dokumentów stwierdzających tożsamość oraz ich wydawanie,
2. opracowywanie dokumentacji związanej z wydawaniem dowodów osobistych, współdziałanie z biurami meldunkowymi, Urzędami Stanu Cywilnego, zakładami karnymi i innymi jednostkami,
3. przekazywanie informacji do Departamentu Spraw Obywatelskich Centrum Personifikacji Dokumentów MSWiA " w zakresie spraw związanych z wydawaniem dokumentów tożsamości,
4. udzielanie informacji i wydawanie zaświadczeń opierających się na dokumentacji dotyczącej dokumentów tożsamości,
5.  wykonywanie zameldowań i wymeldowań obywateli polskich i cudzoziemców na pobyt stały i czasowy,
6. wydawanie zaświadczeń o zmianie adresu zamieszkania oraz dokonywanie w dokumentach wojskowych wpisów o zmianie przydziału do Wojskowej Komendy Uzupełnień,
7. przekazywanie informacji do Centralnego Biura Adresowego Rządowego Centrum Informatyki "PESEL", Wojskowej Komendy Uzupełnień i innych urzędów o zmianach osobowych, nr ewidencyjnych PESEL