Rejestr zmian
Pobierz dane XMLDrukuj informacjęSzczegóły informacji
Tytuł nie wyświetlany dla informacji
Akapit nr - brak tytułu
Naczelnik Wydziału: Jan Zambrzycki
Tel: (0-89) 757 22 31 wew. 12
Wydział Organizacyjny podlega bezpośrednio Sekretarzowi Miasta.
Zadania Wydziału
Wydział Organizacyjny poza zadaniami wspólnymi realizowanymi przez wszystkie wydziały i samodzielne stanowiska określone w §19 Regulaminu Organizacyjnego realizuje następujące zadania szczegółowe:
Do zadań Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich:
1. W zakresie pracy sekretariatu:
1) zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej Burmistrzowi i Zastępcy,
2) organizowanie kontaktów interesantów z Burmistrzem i Zastępcą, kierowanie
interesantów do właściwych Wydziałów,
3) prowadzenie ewidencji korespondencji,
4) obsługa centrali telefonicznej i faksu.
2. W zakresie spraw organizacyjnych:
1) organizacja załatwiania skarg i wniosków mieszkańców, prowadzenie centralnego
rejestru skarg, nadzór nad prawidłową organizacją przyjęć interesantów w Urzędzie,
2) prowadzenie ewidencji zarządzeń Burmistrza,
3) przygotowywanie i rejestrowanie upoważnień Burmistrza dla pracowników Urzędu do
wydawania decyzji w sprawach indywidualnych,
4) prowadzenie ewidencji i zbioru regulaminów gminnych jednostek organizacyjnych,
5) prowadzenie ewidencji przepisów prawa gminnego.
3. W zakresie spraw kadrowych:
1) prowadzenie spraw osobowych, pracowników samorządowych zatrudnionych w
Urzędzie, oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, za wyjątkiem
placówek oświatowych,
2) opracowywanie pism dotyczących zatrudnienia i zwolnienia w ramach stosunku
pracy na podstawie:
- powołania – Zastępcy, Sekretarza i Skarbnika oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
- mianowania – osób określonych w Statucie Gminy.
3) organizowanie prac związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników,
4) prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników,
5) prowadzenie spraw płacowych, w tym nagród jubileuszowych, dodatków
funkcyjnych, za wysługę lat i innych, planowanie i realizacja wydatków rzeczowych
administracji,
6) prowadzenie spraw związanych z zachowaniem porządku i dyscypliny pracy w
Urzędzie,
7) prowadzenie postępowań wyjaśniających w zakresie spraw osobowych,
przygotowywanie materiałów i wniosków do decyzji Burmistrza,
8) wykonywanie czynności kontrolnych w zakresie spraw kadrowych na polecenie
Burmistrza,
9) współpraca z komisjami dyscyplinarnymi, oraz rzecznikiem dyscyplinarnym,
10) organizowanie szkolenia, kształcenia, dokształcania i doskonalenia zawodowego
pracowników samorządowych,
11) prowadzenie spraw dotyczących stypendiów fundowanych, umów przedwstępnych
oraz praktyk studenckich i podyplomowych studentów szkół wyższych,
12) prowadzenie spraw pracowniczych wynikających z kodeksu pracy i ustawy z dnia 22
marca 1990r.o pracownikach samorządowych.
4. W zakresie spraw gospodarczych:
1) prowadzenie kancelarii ogólnej, archiwum zakładowego, centrali telefonicznej, oraz
łączności w budynku Urzędu,
2) prowadzenie spraw związanych z prenumeratą i rozdzielnictwem aktów
promulgacyjnych: Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego, Dziennika Urzędowego
Województwa Warmińsko-Mazurskiego, innych wydawnictw urzędowych i prasy,
3) zamawianie oraz prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i tablic,
4) planowanie i realizacja inwestycji i remontów w budynku Urzędu, oraz nadzór nad
realizacją tych zadań,
5) realizowanie zadań wynikających z przepisów ustawy o zamówieniach publicznych
w zakresie działalności Wydziału,
6) gospodarka środkami rzeczowymi, drukami i formularzami, zaopatrzenie
materiałowo-techniczne na cele administracyjne,
7) zakup inwentarza ruchomego i pomocy biurowych,
8) prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem przepisów bhp i ppoż. w budynku
Urzędu,
9) nadzór nad ochroną mienia społecznego, oraz utrzymanie czystości i porządku w
budynku Urzędu,
10) zamieszczanie ogłoszeń w sprawach dotyczących Urzędu,
11) prowadzenie działalności socjalnej na rzecz pracowników Urzędu,
12) realizacja zadań związanych z zabezpieczeniem Urzędu przed dostępem osób
nieupoważnionych,
13) prowadzenie transportu własnego Urzędu,
14) utrzymanie czystości i porządku w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd oraz
na terenie przyległym do Urzędu.
5. Obsługa techniczno-biurowa Rady Miejskiej i jej organów:
1) współpraca z właściwymi merytorycznie Wydziałami w przygotowaniu materiałów
pod obrady Rady i posiedzenia komisji,
2) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji,
zebrań posiedzeń i spotkań Rady oraz jej komisji,
3) protokołowanie sesji Rady , posiedzeń komisji,
4) prowadzenie rejestru uchwał i innych postanowień Rady oraz jej komisji,
5) prowadzenie rejestru interpelacji oraz odpowiedzi na interpelacje,
6) organizowanie szkoleń radnych,
7) przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę
6. W zakresie spraw dotyczących informatyki:
1) sprawowanie nadzoru nad prawidłowością funkcjonowania i wykorzystania
sprzętu komputerowego, rozwojem i eksploatacją oprogramowania,
2) administrowanie systemem komputerowym i bazą danych, tworzenie bazy
danych statystycznych.
3) Realizacja zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej
w formie elektronicznej:
a) utworzenie urzędowego publikatora teleinformatycznego – Biuletynu Informacji
Publicznej,
b) udostępnianie w Biuletynie Informacji Publicznej informacji.
1) sprawowanie nadzoru nad zgodnością stosowanych metod i form przetwarzania
danych z przepisami o ochronie danych osobowych,
2) sygnalizowanie Burmistrzowi lub właściwym naczelnikom wydziałów wszelkich
nieprawidłowości stwierdzonych w zakresie przetwarzania i zabezpieczenia zbiorów
danych osobowych,
3) prowadzenie ewidencji:
- zbioru danych osobowych występujących w Urzędzie,
- osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych,
- użytkowników systemu komputerowego.
4) wprowadzenie i kontrola działania mechanizmów uwierzytelnienia użytkowników
oraz kontroli dostępu do danych osobowych przetwarzanych przy użyciu sprzętu
komputerowego,
5) przygotowanie dokumentów zgłoszenia zbiorów danych osobowych do rejestracji
Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, w tym również zgłoszeń
zmian wprowadzonych w zbiorach danych po ich rejestracji,
6) opracowanie i wdrożenie programu szkolenia pracowników Urzędu w zakresie zabezpieczenia systemu informatycznego,
8. Organizowanie wyborów : do rad gmin, rad powiatów, sejmików wojewódzkich,
prezydenckich, do Sejmu i Senatu oraz referendów w zakresie przewidzianym ustawami
szczegółowymi.
9. Organizowanie wyborów władz jednostek pomocniczych Gminy (sołectw i osiedli).
10. Przyjmowanie pism sądowych lub prokuratorskich w wypadku niemożności doręczenia ich
adresatowi w jego miejscu zamieszkania.
11. Wywieszenie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora strony, której miejsce pobytu nie jest
znane.
12. Powiadomienie sądu opiekuńczego o zdarzeniu uzasadniającym wszczęcie postępowania z
Urzędu.
13. Ustanowienie pełnomocnictwa w sprawach o przysposobienie.
14. Składanie na wezwanie Sądu urzędowo poświadczonych dokumentów w celu odtworzenia
akt sądowych.
15. Przygotowywanie projektów decyzji na prowadzenie zbiórek publicznych, nadzór nad ich
przeprowadzeniem, oraz sposobem wykorzystania uzyskanych w tej drodze środków.
16. Przyjmowanie zawiadomień i wydawanie decyzji w sprawach odbycia zgromadzeń.
17. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem ochotniczych straży pożarnych, w tym:
1) planowanie wydatków na utrzymanie jednostek OSP,
2) gospodarka sprzętem OSP obejmująca: planowanie zaopatrzenia w niezbędny sprzęt, zaopatrywanie, koordynacja zaopatrzenia oraz przechowywanie sprzętu, jego konserwacja , użytkowanie i remont , ewidencja i sprawozdawczość.
3) załatwianie spraw związanych z zapewnieniem członkom OSP :
(1) bezpłatnego umundurowania,
(2) wypłaty należnego ekwiwalentu pieniężnego za udział w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym,
(3) obowiązkowych badań lekarskich,
(4) ubezpieczenia (od nieszczęśliwych wypadków).
4) sprawowanie nadzoru nad obiektami użytkowanymi przez OSP,
5) współdziałanie z władzami Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP oraz z Komendą Powiatową Państwowej Straży Pożarnej w Ostródzie w zakresie zapewnienia gotowości bojowej i wyszkolenia jednostek OSP.
18. Planowanie i koordynacja przedsięwzięć mających na celu zapewnienie sił i środków do
zwalczania pożarów , klęsk żywiołowych, katastrof i innych miejscowych zagrożeń na
obszarze gminy.
19. Obsługa techniczno-biurowa samorządów mieszkańców wsi i osiedli, w tym:
1) koordynacja przygotowania rocznych planów finansowo-rzeczowych sołectw i osiedli oraz zapewnienie środków na pokrycie opłat eksploatacyjnych związanych z funkcjonowaniem obiektów komunalnych przekazanych samorządom,
2) opracowanie projektu planu budżetu w części dochodów i wydatków samorządów wsi i osiedli,
3) przygotowywanie i rejestrowanie umów, zleceń i zamówień w ramach realizacji wydatków na rzecz samorządów wsi i osiedli oraz sprawowanie bieżącej kontroli zgodności wydatków z planem budżetu gminy,
4) prowadzenie ewidencji zamówień publicznych dokonywanych na rzecz sołectw i osiedli ,
5) przygotowanie projektów umów wynajmu lokali użytkowych pozostających pod zarządem sołectw oraz prowadzenie dokumentacji związanej z wynajmem tych lokali,
6) udzielanie pomocy w załatwianiu bieżących spraw podejmowanych i prowadzonych na rzecz lokalnych społeczności przez sołtysów i przewodniczących rad osiedli.
20. W zakresie spraw ewidencji ludności, dowodów osobistych:
1) przyjmowanie wniosków o wydanie dokumentów stwierdzających tożsamość oraz ich wydawanie,
2) opracowywanie dokumentacji związanej z wydawaniem dowodów osobistych w porozumieniu z biurami meldunkowymi, Urzędami Stanu Cywilnego, zakładami karnymi i innymi jednostkami,
3) przekazywanie informacji do Centralnego Biura Adresowego Rządowego Centrum Informatyki "PESEL" w zakresie spraw związanych z wydawaniem dokumentów tożsamości,
4) Pobierz dane XML Tytuł nie wyświetlany dla informacji Drukuj informację Tytuł nie wyświetlany dla informacji
